Event-management
Event-management
Событийный маркетинг набирает обороты и плавно входит на рынок. Люди, связанные с организацией мероприятий, уже давно привыкли к такому понятию как райдер артиста — технический и бытовой. В техническом указывается необходимое оборудование, а в бытовом прописывается то, что необходимо обеспечить артисту вне сцены: проезд, проживание, питание, услуги врача, косметолога и т.д. Кроме технического и бытового существует еще такое понятие, как общий райдер (прошу не путать с Планом подготовки и реализации проекта). Использование этого райдера пока не общепринятая практика, но на многих мероприятиях он уже успешно применяется.
Общий райдер мероприятия — это свод всех технических и бытовых райдеров с привязкой к плану мероприятия – расширенный лист подготовки и реализации проекта. Это требования необходимые как для обеспечения мероприятия в целом, так и какой-то его определенной части. Вместе с тем, райдер является и руководством к действию. Как правило, он содержит три основные части: первая — подробная программа мероприятия с поминутным планом и указанием страниц райдера, на которых дано подробное описание конкретного пункта; вторая — описание организационной части — отдельные райдеры для каждого этапа; третья — технический райдер, в котором указаны требования к световому, звуковому и прочему техническому оборудованию.
В общем райдере обязательно прописывается план действий, схема размещения оборудования, форма одежды, схема и описание наиболее удобного способа проезда к месту действия и все возможные детали. Если это требование к артистам, то оно содержит не только информацию о том, что артист должен делать на сцене, какой репертуар исполнять и как выглядеть, но и описание как пройти в гримерку, кто его должен встретить, во сколько ему подъехать, даже отчет о том, что бытовой райдер этого артиста выполнен. Если это требование к техническому персоналу, то оно включает список технического оборудования, схемы подключения, последовательность монтажа — все, что относится к технической части. Например, в требование к осветителям включается подробный поминутный план вплоть до того, в какой момент выключается свет или зажигается фейерверк. Если это райдер для кейтеринга, то в него включена схема расстановки столов, меню, что в какой момент должно стоять на столах, что и когда подаваться. И так далее по всем пунктам вплоть до уборки площадки (последний пункт очень важен).
В каждом разделе общего райдера мероприятия обязательно указывается имя и номер телефона менеджера, ответственного за этот участок.
Общий райдер мероприятия, как уже говорилось выше, — сложная инструкция, и чтобы написать ее работает несколько человек. Каждый ответственный на высшем уровне за свой участок пишет свой райдер: техническую часть пишет менеджер технических проектов, организационную — менеджер по организационной части (это, как правило, ведущий мероприятие event-менеджер), райдер для артистов пишет менеджер по артистам и так далее. Затем ведущий менеджер проекта сводит всю информацию в единый райдер. Составление райдера — сложная, кропотливая и ответственная работа, но если ее не сделать, то можно подвергнуть риску всё мероприятие. Когда все функции и зоны ответственности прописаны, то и спросить можно именно с того, кто за этот участок отвечает.
Райдер дисциплинирует и дает возможность избежать многих ошибок. С каждым новым мероприятием каждый новый райдер становится все подробнее и, соответственно, объемнее.
Получив общий райдер, каждый может составить как общее представление о мероприятии, так и узнать все подробности по каждому пункту. Когда артист, метрдотель, осветитель или любой другой профессионал, задействованный на мероприятии, открывает свою часть райдера, он должен понять, что от него требуется и может проследить взаимосвязи внутри мероприятия. Артист может видеть, кто выступает до него и когда он должен быть готов к выходу. Технический специалист по этой же информации понимает порядок выступления артистов, последовательность воспроизведения дисков, формат освещения. Общий райдер позволяет избежать накладок и несогласованности действий. Например, при монтаже оборудования очень часто пересекается работа кейтеринга и технических служб, поэтому это учитывается в райдере и время рассчитано таким образом, чтобы все подразделения успели в срок, а если кто-то выбивается из графика, то в райдере это тоже предусмотрено, указано с кем согласовать действия в такой ситуации, чему отдать приоритет.
После необходимых согласований, в среднем за неделю до мероприятия готовый райдер предоставляется подрядчикам и заказчику. Так мы лишаем клиента лишних опасений до мероприятия и лишнего беспокойства вовремя. За два дня или накануне мероприятия отпечатанный райдер выдается всем людям, задействованным в работе.
Общий райдер нужен агентствам на больших мероприятиях, где используется многоступенчатая система управления и участвует много людей. Приведу пример корпоративного новогоднего вечера: в тот момент, когда генеральный директор хлопнул в ладоши и произнес: «С Новым годом!», один человек по этому сигналу выключил свет в коридоре, по выключению света в коридоре другой человек выключил свет в зале, а по выключению света в зале, пиротехники на улице запустили фейерверк. Одновременно с выключением света в зале раздалась музыка. На первый взгляд все просто, но если учесть, что все эти люди находились на большом расстоянии друг от друга и их деятельность требовала согласованности и точности по времени, то становится понятным, что без четкого плана здесь было не обойтись.
Организация мероприятия — это сложная работа. В нашей стране она пока редко ассоциируется с бизнесом, а ведь это работа, которая требует слаженности действий, грамотной постановки задач, соблюдения сроков. Поэтому здесь так необходим и полезен общий райдер — он показывает всё мероприятие полностью, начиная от подготовки к монтажу и заканчивая уборкой и вывозом оборудования. Цели поставлены, задачи прописаны, за каждым закреплена его зона ответственности.
В нашей компании разработан регламент (бизнес-процесс) подготовки расширенного Плана подготовки и реализации проекта (общего райдера). Согласно данного документа каждый Менеджер должен при планировании и подготовке проекта заполнить определенный свод документов. Далее всю информацию обрабатывает руководитель проекта, после чего получается общий райдер проекта.
